Daten zusammenführen, pflegen und gezielt erweitern.
Die Stiftung CAUX-Initiativen der Veränderung besitzt einen umfangreichen Datenpool, der jedoch über diverse Dokumente und Datenbanken verstreut war. Informationen mussten also an verschiedenen Orten gesucht und im schlimmsten Fall auch in mehreren Dokumenten aktualisiert werden. Dies bedeutete einen unnötig hohen Verwaltungsaufwand und das Risiko von inkonsistenten Datenbeständen.
Es galt also die diversen Datenbestände (mit insgesamt 10’000 Datensätzen) zusammenzuführen und zentral zu verwalten. Verschiedene Daten von Kontaktadressen über Spendeninformationen bis zu Interessen einzelner Mitglieder sollten an einem einzigen Ort abgerufen und verwaltet werden können. Zusätzlich sollte der Prozess zum Versand von elektronischen Newslettern vereinfacht und ebenfalls über dasselbe System abgewickelt werden.
Nachdem wir die Bedürfnisse eingehend evaluiert hatten, kamen wir zum Schluss, dass CiviCRM den Anforderungen der Stiftung Caux optimal entspricht. CiviCRM ist eine Open-Source Software zur Pflege von Beziehungen mit allen Arten von Kontakten, die mit einer Organisation interagieren. Sie ist speziell auf die Bedürfnisse von Nonprofit-Organisationen (NPO) zugeschnitten und kann von jedem Webbrowser aus bedient werden.
Bei der Implementierung galt es zunächst zu klären, welche Datenfelder konkret benötigt würden. Auf dieser Basis erfolgte die Vorbereitung der bestehenden Daten für den Import in die CiviCRM-Datenbank.
Parallel dazu konfigurierten wir das Basis-Modul von CiviCRM sowie die E-Mail-Komponente CiviMail entsprechend den Bedürfnissen der Stiftung Caux.
Schliesslich erarbeiteten wir die verschiedenen Vorlagen für grafisch ansprechende Newsletter und banden sie in das System ein.Nach einer einführenden Schulung übergaben wir das System an die Mitarbeitenden der Stiftung Caux.
Obwohl CiviCRM eine ziemlich komplexe Software ist, fanden sich die Mitarbeitenden, die für die Datenpflege zuständig waren, bald gut zurecht im System und schätzen den gewonnen Komfort bei der Neuerfasssung und der Mutation bestehender Daten. “Wir sind froh, dass wir jetzt alle Daten unter einem Dach haben”, meint dazu Philipp Thüler, Leiter Kommunikation bei der Stiftung Caux.
Auch der Versand von E-Mails geht mit CiviCRM einfacher von der Hand. Zusätzlich lässt sich mit den in CiviMail eingebauten Reporting-Funktionen nun auch der Erfolg eines Mailings messen.
CiviCRM für die Stiftung Caux war übrigens nur ein erster Schritt.
Auf Basis der Erfahrungen der Stiftung, werden in weiteren Ausbauetappen sämtliche Mitgliedsorganisationen von Initiatives of Change International ihre Daten mit einem zentralen CiviCRM-System verwalten.
